Chiro Schaarbeek hecht veel waarde aan  de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Schaarbeek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Chiro Schaarbeek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Chiro Schaarbeek…………………………………………………………………………………Chirojeugd Vlaanderen

Vanderlindenstraat 44C………………………………………………………..……………………………..….Kipdorp 30

1030 Schaarbeek……………………………………………………………………………………………2000 Antwerpen

chiro.schaarbeek@gmail.com…………………………………………….03-231 07 95 / privacy@chiro.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens, lees leden en hun ouders en/of voogden, worden door Chiro Schaarbeek verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Schaarbeek; (uitvoering overeenkomst)
• Het versturen van informatieve mails en uitnodigingen over onze werking; (uitvoering overeenkomst)
• Zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden, d.m.v. de medische info; (uitvoering overeenkomst)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid; (wettelijke verplichting)
• Voor de aansluiting, registratie en verzekering van elk ingeschreven lid; (wettelijke verplichting)
• Voor archiefdoeleinden; (gerechtvaardigd belang)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen, verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, taal, dieetvereisten;
• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën, te nemen medicijnen, toestemming toedienen vrij verkrijgbare medicatie, deelname sportactiviteiten/zwemmen;

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden of wettelijk verplicht is.

Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders/voogd voor de volgende doeleinden en ten behoeve van volgende rechtsgronden.

• Om leden ouder dan zestien jaar het gratis ledentijdschrift op te sturen; (uitvoering overeenkomst)
• Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking; (uitvoering overeenkomst)
• Om de leden van elke Chirogroep te verzekeren; (uitvoering overeenkomst)
• Als dienstverlening voor de lokale Chirogroepen om hun ledenadministratie op een veilige manier te kunnen opvolgen; (uitvoering overeenkomst)
• Het bekomen van subsidiëring van de overheid; (wettelijke verplichting)
• Voor archiefdoeleinden; (gerechtvaardigd belang)

Chiro Schaarbeek maakt gebruik van diensten van derde partijen om de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de doeleinden te bewaren.

Zo maakt Chiro Schaarbeek gebruik van een derde partij voor:

• Verzamelen, opslagen en bewaren van gegevens die we nodig hebben voor de werking: Google Drive, Google Docs.
• Het inschrijven van het lid en het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor onze werking: Google Forms, Google Spreadsheets.

Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van het subsidiereglement.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijnen waarmee we geen verwerkers- overeenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (aan andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de Contact Tracing in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Chiro Schaarbeek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Chiro Schaarbeek behoudt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende 5 jaar na inschrijving, met hernieuwing bij elke herinschrijving, in hoeverre die nodig zijn voor de uitvoering van de beschreven doeleinden.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Ledenadministratie: Chirojeugd Vlaanderen stelt een online Groepsadministratie Portaal (GAP) ter beschikking om persoonsgegevens veilig en beschermd te registreren. Toegang tot het portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login en specifieke gebruikersrechten. Iedereen met toegang tot het portaal draagt er zorg voor dat niemand misbruik kan maken om onrechtmatig toegang te krijgen tot het portaal;
• De leidingsploeg is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. De leidingsploeg heeft specifieke afspraken rond het gebruik van de persoonsgegevens en behoudt zich aan het beroepsgeheim (Art. 458 Strafwetboek);
• Op al onze systemen hanteren wij een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid;
• Schriftelijke/gedrukte gegevens worden bijgehouden in een aparte map, waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website (www.chiroschaarbeek.be). Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie van uw identiteitskaart gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan vernoemde verzoeken.

Bij correcties of verwijderingen van persoonsgegevens wordt Chiro Schaarbeek verplicht deze door te geven aan Chirojeugd Vlaanderen en vice versa.

Klachten

Mocht u klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit/Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

Wijziging privacy statement

Chiro Schaarbeek kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website/Facebook en wordt u geïnformeerd via mail. De laatste wijziging gebeurde op 2 december 2021. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een mail als u deze wilt raadplegen.